|
”Få C5 Løn til at understøtte Statens Lønrammer og komplekse regler, og gør det nemt for os at håndtere mange løntyper, mange forskellige faggrupper samt et varierende miks af time- og gageansatte.” Sådan lød briefingen til Customize-IT fra Den Gamle By Århus. Kun 6 måneder efter gik museet i luften med et C5 lønsystem, der fungerede 100%, og som har skabt balance mellem ressourcer og opgaver, samt givet betydelige effektivitetsgevinster, når der skal køres løn til 300 medarbejdere.
Den Gamle By Århus (DGB) åbnede som kulturhistorisk specialmuseum i 1914, og dækker epoken fra den købstadens opståen i den tidlige middelalder og frem til 1900-årene. Men det kræver mange forskellige faggrupper at sikre de 361.000 årligt besøgende en god museumsoplevelse. Museet beskæftiger ud over museumsfolk også håndværkere, konservatorer, guider samt restaurations-, rengørings- og administrativt personale. Nogle er ansat på timebasis og andre på fast gage. Dette giver i sig selv nogle udfordringer ifm. lønprocessen. Læg dertil, at Den Gamle By er underlagt Statens Lønrammer, regler og årlige reguleringer. Dét gør lønprocesserne ekstra komplekse.
Fra ekstern til intern lønløsning
Museets tidligere eksterne lønløsning løste ikke opgaven optimalt. Masser af dobbeltarbejde, begrænset funktionalitet og ufleksible arbejdsgange, der ikke passede til lønkontorets måde at arbejde på var nogle af de udfordringer, der fik regnskabschef Malene Mønsted til at beslutte sig for at skifte den eksterne løsning ud med et internt lønsystem. Den Gamle By bruger i forvejen C5, og Malene Mønsted så det som et naturligt skridt at udvide C5 med et integreret lønmodul.
Stillede store krav til implementeringspartnerens løn-kompetencer
”Vi vidste, at indførelsen af et lønsystem ikke ville være nogen rutineopgave. Det var vigtigt for mig at være med til hele opbygningen af det nye lønsystem, velvidende at jeg ikke selv har den tekniske kompetence. Opgaven krævede derfor en C5 implementeringspartner med dybe løn-kompetencer og en solid teknisk kunnen. Derfor valgte vi Customize-IT, og jeg må sige, at samarbejdet omkring C5-lønmodulet har været rigtig godt. Alt virkede 100% fra den dag, vi gik i luften. Det er ret imponerende,” siger regnskabschef Malene Mønsted.
Samarbejdet med Customize-IT omkring integrationen af C5 Løn har ifølge regnskabschef Malene Mønsted sparet Den Gamle By Århus for ca. 40 timer pr. måned. Derudover har løsningen gjort lønprocesserne langt mere fleksible og overskuelige. Endelig vil museet spare 70.000 kr. om året, som var omkostningerne til den tidligere eksterne lønløsning.
”Vi fået rigtigt meget for pengene med C5 Løn-projektet – og investeringen er allerede tjent hjem på 1½ års tid,” siger Malene Mønsted. Som overordnet fordel ved projektet peger hun på, at C5 Løn har skabt balance mellem lønkontorets ressourcer og opgaver.
Klarer nu 80 timers arbejde på 40 timer
Løndata for timelønnede fødes i C5´s projektmodul, som DGB fx bruger til at styre ressourceforbrug i form af timer og omkostninger ved diverse projekter. Tidligere skulle alle disse oplysninger – varianter som lørdagstimer, kørselspenge m.v. – først overføres til projektmodulet i C5 via Excel-baserede ugesedler, og derefter indtastes i den gamle, eksterne lønløsning. Det tog en rum tid. Med den nye løsning fra Customize-IT, er C5 Løn integreret med projektmodulet, således at alle løn-relaterede data fra projektdelen automatisk overføres til C5 Løn.
”Tidligere tog lønbehandlingen 80 timer – i dag tager det kun 40 timer. C5 Løn og integrationen til projektmodulet har altså halveret tidsforbruget” fastslår Malene Mønsted.
Automatisk lønregulering
Noget af det, som har nedbragt tidsforbruget er bl.a., at administrationen af Statens årlige lønreguleringer er blevet markant lettere med C5 Løn. DGB´s C5 Løn understøtter ikke bare Statens Lønrammer, men sørger også automatisk for, at den enkelte medarbejders løn bliver reguleret. Tidligere skulle hver enkelt medarbejders løn ændres manuelt 1-2 gange årligt i det eksterne lønsystem. Den opgave klarer C5 Løn automatisk ved at gange alle løntrin med den aktuelle reguleringsfaktor.
Automatisk bogføring af løn efter lønkørslen
Malene Mønsted fremhæver et par andre store fordele: Bl.a. at flere kan arbejde sammen om lønopgaverne, fordi gage- og timelønningerne med C5 Løn kan køres på samme tid. Det var ikke muligt med den eksterne løsning. Sidst men ikke mindst: Lønkontoret slipper for at bogføre løn manuelt efter lønkørsler – det klarer C5 nemlig automatisk.
Helt nye muligheder for rapportering
Museets tidligere løsning lagrede ikke løndata. Det betød, at lønoplysninger kun fandtes i papirform, og at de derfor skulle bogføres C5 finans. Med C5-løn lagres disse oplysninger elektronisk, hvilket betyder at DGB har fået mulighed for at trække rapporter og forskellige andre lønrelaterede oplysninger, der tidligere skulle trækkes manuelt. Customize-IT skal hjælpe museet med at udnytte rapporteringsmulighederne i nær fremtid – herunder en udbygning af rapporteringsmulighederne i forhold til standardløsningen. Om fordelene herved siger Malene Mønsted:
”Eksempelvis bruger vi meget tid på at håndtere lønrefusion, dvs. løntilskud fra det Offentlige til visse medarbejdere.
Nu, da lønoplysningerne ligger i C5-løn, kan vi ved at få opbygget nogle specialrapporter, opnå en væsentlig tidsbesp også på dette område.”
Automatiseret løn-flow fra a-z
Alle medarbejderes stamdata er oprettet i C5. Customize-IT har tilpasset C5 Løn, så systemet automatisk holder styr på medarbejdernes forskellige lønrammer, og hvilke af de cirka 50 forskellige løntrin, de er på. Systemet håndterer også en lang række forskellige tillæg, fx weekend-, rengørings-, maske- og nøgletillæg. Medarbejderne indtaster timer i Excel-baserede ugesedler, og data herfra overføres automatisk til C5´s projektmodul. Herfra overføres data til C5 Løn med et klik. Lønmodulet holder styr på hvem der skal have hvilken timesats. Herefter kan der foretages lønkørsel. C5 udskriver selv lønsedler, og overfører betalingerne til banken – og bogfører løndelene på de rette konti.
Herefter er blot tilbage at angive skat, feriepenge osv. ”Men det er ikke nogen stor opgave,” påpeger Malene Mønsted.
Om samarbejdet med Customize-IT
”Customize-IT har været en rigtig god samarbejdspartner på den kæmpeopgave, det har været at få opbygget C5-lønsystemet. Min indgangsvinkel til projektet var, at jeg selv ville være med fra start til slut, netop fordi vores lønsystem er så komplekst – vi skal selv kende til opbygningen for at være i stand til at bruge systemet fremadrettet.”
”Customize-IT har været enormt gode til at lytte til vores behov, og de har formået at omsætte mine krav og ønsker til nogle logiske og brugbare løsninger, der i videst muligt omfang er så standardiserede, at de rækker langt ud i fremtiden.”
”Der blev fra Customize-IT´s side lagt vægt på at bygge det hele rigtigt op fra starten, og der er på intet tidspunkt sprunget over hvor gærdet er lavest. Deres kompetencer gør, at vi har fået en rigtig god løsning. Og de har fulgt os hele vejen – også da vi gik i luften med vores C5-løn, hvor konsulenten sad hos os, hvis der skulle blive brug for hjælp,” slutter Malene Mønsted, der ser frem til at fortsætte samarbejdet med Customize-IT, bl.a. omkring rapporteringudvikling i lønmodulet, men også omkring det allerede indkøbte rapporteringsværktøj Toolpack. |
